Blog

  • Educación
  • Estrategia
  • Eventos
  • Innovación
  • Neuroeventos
  • Sostenibilidad
  • Una lágrima vale más que mil palabras

    El verano de 2016 me regaló, además de (mucho) vino tinto, un amor y un evento. Ambos efímeros, apasionantes, hipnóticos y complejos.

    En aquel entonces, tenía 26 años y trabajaba en una multinacional como responsable de restauración, catering y eventos en dos centros culturales emblemáticos de Barcelona.

    Como buen “Bon Vivant”, amante de la gastronomía y los pequeños placeres de la vida, andaba siempre buscando oportunidades para descubrir, aprender, disfrutar y compartir experiencias alrededor de la mesa.

    El sábado 7 de mayo, tuve la oportunidad de pasar un fin de semana en una de las mejores regiones vinícolas de Catalunya (después de l’Alt Empordà, tierra donde nacieron grandes artistas como Salvador Dalí o servidor), el Priorat. Mi chica, Bambola, que tan bien me acogió en su casa, era la responsable de una modesta y exquisita bodega afincada al lado de un pequeño pueblo, Poboleda, propiedad de un reconocido empresario polaco, J.M.

    Después de un intenso mes de viñedo en viñedo, de recorrer todos los rincones de la región con ella, le llegó una bomba y a mí un sueño: un comunicado absolutamente inesperado. Al leerlo se me hizo la boca agua, mi mente empezó a revolucionarse pensando, aquí y allá, en todas las posibilidades y se me puso una sonrisa de oreja a oreja… ¡Estaba excitado!

    La mujer de J.M., Sharon, le pedía ayuda a Bambola para organizar el 50º aniversario de su marido. En aquel entonces yo no entraba (en principio) en la ecuación, pero sabía que algo podría aportar en ese magnífico proyecto.  Aguanté tan bien como pude el suplicarle si podía ayudarla y hacerlo juntos.

    El tercer día, sin saber muy bien cómo decírmelo (algo tramaba), me hizo un buen desayuno en la terraza y me soltó que teníamos que hablar, que quería comentarme algo… Se la veía tímida, no me miraba a los ojos y empezó a introducir la propuesta diciendo que tenía mucho trabajo, que estaba agobiada, que ella nunca había organizado un evento… Yo, mientras ella argüía su discurso persuasivo, intentaba hacer ver que no me interesaba el proyecto y que la cosa no iba conmigo. ¡Un buen negociador no puede mostrar todo su interés en el primer minuto! Y, una vez te piden ayuda (así fue en mi caso), aún mejor si parece que más que por interés lo haces como un favor. ¡Yo también voy muy liado, la verdad, no sé qué decirte, pero va, te puedo echar un cable si quieres! Os juro que intenté no disfrutar de esa templanza, pero para qué engañarnos… Por fechas, era el último fin de semana de agosto, implicaba estar todas mis merecidas vacaciones trabajando.

    Le dije que aceptaba con una sola condición: ella debería ser la intermediaria con el cliente (su jefa) y tenía que hacer todo lo posible para conseguir el máximo de información del homenajeado (qué le gustaba, cómo había sido su infancia, qué debilidades y fortalezas tenía, cuál era su postre favorito, cuál era su día a día, qué era lo más importante para él, cuál era su propósito/s de vida, dónde solía viajar…).

    Ella sonrió y aceptó. Aunque ninguno de los dos sabía las sorpresas que nos depararía el proyecto, abrimos una buena botella de vino de su viñedo para celebrarlo.

    Lo primero que le pedí, como buen organizador de eventos, fue un BUEN BRIEFING con toda la información (número y tipo de personas, objetivo, localización, fecha y presupuesto).

    Pasaron dos noches antes de recibir más noticias pero yo ya visualizaba el qué y el cómo. Lo único que sabíamos era la fecha…teníamos nueve semanas. Muy justo… no obstante, nuestro sector nunca deja de ponernos a prueba: uno debe detectar los riesgos, tener el objetivo claro, valorar las oportunidades y tomar decisiones.

    La mañana siguiente nos despertamos y recibimos un nuevo comunicado. Todo estaba en sintonía con lo esperado, poca información, excepto la última frase que nos abría todo un mundo: “Money is not an issue”. Asombrado abrí los ojos como platos, tragué la poca saliva que tenía, miré de reojo a Bambola y le dije: ¿Esto es lo que parece? Asintió con la cabeza y acto seguido me dijo que era normal en la filosofía de J.M.

     

    ¿Quién de ustedes ha tenido la ocasión de organizar un evento con presupuesto ilimitado? Un lujo.

    Estábamos delante de un acontecimiento histórico, ilusionante y, aunque no lo parezca, muy retador. ¿Qué le ofreces a un grupo de personas que pueden tener todo lo que quieran y como quieran? Algo que el dinero no pueda comprar: Emoción. Al fin y al cabo, todos somos seres humanos y estamos continuamente en busca de emociones: amor, alegría, felicidad, autorrealización, sorpresa,…

    Entrando en materia, teníamos una localización magnífica en el Priorat, su bodega, a 150 personas de todo el mundo, un 10% llegando en transporte aéreo privado y, entre ellos, príncipes y princesas de diferentes países, tres días de celebración y un reto propio: hacer llorar (de emoción) a J.M. Esta sería una de mis fórmulas para medir el éxito del evento.

    Después de más de 5 noches de brainstorming paseando por los viñedos, investigando, soñando a lo grande, viajando al pasado, presente y futuro, haciendo mil y una visitas de prospección para entender el entorno y su historia y mentalizándome de que este proyecto tenía que ser épico para todos, llegué a una conclusión aplicando una cita que conocía de Antonio Gaudí: “La originalidad consiste en volver al origen”. 

    Este fue mi eje argumental y línea de trabajo. Conectar con la esencia, la naturaleza, los orígenes de los productos y personas, la historia, el legado, el ritual, la alquimia, las palabras y la sensualidad como cualidades que subyacen en los alimentos para generar emociones.

    J.M. había escogido, de entre muchas regiones insólitas, el Priorat para tener su viñedo y celebrar su 50º aniversario con sus seres queridos. Tenía sentido que esta fértil tierra fuera el eje transversal del proyecto.

    Estábamos a 8 semanas del día D, teníamos mucho trabajo por hacer y decisiones que tomar. Primero de todo: listado de asistentes, en qué transporte vendrían y dónde los alojaríamos. Reservamos todos los hoteles boutique, albergues (de lujo), casas y masías rurales (cuando digo todos, quiero decir TODOS).

    En pocos días, revolucionamos el Priorat. Los vecinos empezaban a sospechar, a indagar y a hablar de aquel chico de ciudad con sombrero beige que iba, como loco, recorriendo toda la zona. Algunos decían que era una aparición, se frotaban los ojos y se preguntaban asombrados: “¿tú también ves a ese tío del sombrero?”. Al final se acostumbraron a mí, ya no me veían como algo hostil. Conocí a todos los alcaldes de los diferentes pueblos, transportistas, empresarios, bares, viñedos, mercados y mujeres de los pequeños comercios, ¡eso sí!, Km 0. Algunos ya me saludaban como si nos conociéramos de toda la vida, otros me miraban de arriba abajo pensando en quién sabe qué, y otros, ni se inmutaban, formaba parte del paisaje.

    Una vez lo tuvimos todo planteado nos tranquilizamos un poco. Teníamos a las 150 personas distribuidas en 5 pueblos: Falset (la capital), Porrera, Cornudella, Ciurana y Poboleda. Eso sí, aún no sabíamos la distribución de quién se alojaría en cada pueblo. Nuestra idea era no organizarlos ni por geografía, ni edad, ni trayectoria profesional ni cercanía, sino según inquietudes (naturaleza, deporte, cultura…). Las sumas de los pequeños detalles influyen en el resultado final.

     

    ¿Qué hacemos la primera tarde-noche cuando lleguen todos los invitados al Priorat? 

    Igual que en cualquier relato, el principio y el final tienen que ser muy potentes, aquello que ocurre en medio es fruto de un buen trabajo de planificación y dirección del evento (incluso de la capacidad de improvisación), un gran logro es dejar creer al asistente que tiene el control y, sobre todo, que se lo crea de verdad): los invitados toman las riendas de ese inicio que has generado y como extasiados por una melodía, se dejan llevar al compás de la buena sintonía creada. Al final, el evento los sumerge en un estado emocional que los hace fluir guiados por unas energías positivas y casi místicas.

     

    DÍA 1 – WELCOME

    El viernes por la tarde llegaron, por diferentes vías a la bodega de J.M (algunos hicimos shuttle desde el aeropuerto de Barcelona con personas de nuestro equipo dándoles la bienvenida y welcome kit, otros aviones privados aterrizando en Tarragona y otros llegaron en coche privado). Él les esperaba de 16h a 18h en la misma bodega, tomando un aperitivo entre viñas, mientras iban llegando los invitados escalonadamente. Una vez todos reunidos, los distribuimos en Jeeps por los diferentes hoteles y pueblos con otro welcome kit que les esperaba en cada cama de la habitación con una carta de bienvenida de J.M, un timing general del fin de semana y una botella de vino (edición limitada) de su bodega.

    A las 20h30 les recogía el mismo jeep y los llevaba a la plaza principal del pueblo de Porrera. Este fue el pueblo escogido para realizar la primera cena.

    Después de muchas discusiones, llamadas, reuniones, ingenieros, alcaldes y burocracia… ¡Conseguimos cerrar el pueblo exclusivamente para nosotros! En la plaza del ayuntamiento creamos una feria de vino para los invitados. Escogimos las mejores bodegas del Priorat donde ellos podían hacer una pequeña cata de los mejores vinos con su respectivo fundador explicando la historia de los viñedos.

    Una vez que rompieron el hielo y se familiarizaron entre ellos y con el entorno, les propusimos realizar una cena tipo fiesta popular: mesas largas, mantel de cuadros rojos y blancos, sillas de madera y lo mejor… la gastronomía local. Tal y como comenté anteriormente, la idea era volver al origen, y así lo hicimos. Era puro espectáculo ver a australianos beber con “porró” vinos de la Cartoixa, asiáticos untar el pan recién hecho con “pa amb tomàquet i oli” de Siurana, canadienses cortando “entrecots” de jamón ibérico y turcos bebiendo gazpacho con verduras del huerto. De fondo, un grupo ecléctico de jazz amenizaba esa mágica noche de verano. Debo confesar que tuvimos que negociar con los vecinos que no salieran de su casa, como en un puñetero estado de alarma: ya sabéis como va eso…

    A las 23h30 los recogíamos para ir a descansar ya que al día siguiente tenían un día lleno de aventuras, gastronomía y relaciones sociales.

     

    DÍA 2 – THE BIG DAY

    El sábado a las 10h cada grupo de cada pueblo tenía una actividad diferente: kayak, quads, senderismo, paseo en caballo, escalada… eso sí, siempre con maridaje de vino.

    A las 13h30 los reuníamos a todos en Siurana, uno de los pueblos con más encanto a nivel paisajístico. Se encuentra encima de un acantilado con vistas panorámicas alrededor del pueblo. Allí, habíamos negociado con el mejor restaurante para hacer un menú tipo cóctel en su floreado jardín. Alquilamos una carpa (jaima), para saborear, en la sombra, el magnífico arroz de montaña. Como anécdota, alquilamos un tractor para levantar la carpa, colocar los aseos químicos (de lujo e integrados en el paisaje) y transportar el material a la zona del almuerzo que era de difícil acceso. Una vez más, todo el pueblo involucrado en el cumpleaños de J.M.

    Al finalizar el almuerzo hablamos de rituales, cada país tiene lo suyos, no podíamos dejar de enseñarles y compartir nuestro ritual por excelencia: la siesta de 30 minutos, eso sí, en pijama y en la cama (me llegaron rumores de que algunos consiguieron alargarla…).

    A las 20h nueva cita. El sábado por la noche era el día que habíamos seleccionado para celebrar la gran gala del 50º aniversario de J.M. Como no podía ser de otra manera, escogimos su bodega como localización.

    A las 20h30, mientras el sol se ponía, llegaban los invitados acogidos por una recepción con el vino blanco mientras dos jóvenes músicos talentosos iban interpretando canciones tradicionales catalanas. Al son de la música iba saliendo el aperitivo y los invitados descubrían diferentes rincones de la entrada principal de la bodega mientras las cálidas velas los guiaban.

    A las 21h30 los dirigimos a la sala más romántica de cualquier bodega, la zona de barricas. Esta magnífica sala que hace milagros, que transforma un vino joven en un gran reserva, este espacio que destaca por su dicotomía de diafanidad y cerrazón, sus 15 a 18 grados de temperatura y, sobre todo, su silencio. Allí puedes oler la uva en su estado más puro, tocar las barricas de madera de roble francés y sentir que algo mágico y ancestral se está creando dentro de ellas.

    Para esta cena de gala, siguiendo con nuestro eje argumental, escogimos a un chef local (después de muchas pruebas de menú) destacado por cocinar únicamente con productos km 0, aunque sin mucha experiencia en catering. Nos la jugamos, pero con mi background de dirección de catering y un buen maître de sala lo solventamos.

    Arriesgamos con un montaje poco habitual. Un montaje en forma de X entre las barricas y dos largas mesas imperiales que se unían por un hermoso piano de cola negro en el centro.

    La mesa estaba decorada con flores silvestres del viñedo, con velas y mantel blanco. En esta ocasión maridamos cada plato con un vino de la bodega que el enólogo explicaba, con detalle y pasión en cada servicio.

    Teníamos dos sorpresas muy bien guardadas. La primera, un tenor y una soprano que hacían pequeñas intervenciones entre plato y plato. La sonoridad de la sala de barricas seducía a cualquiera; intervenían todos los sentidos.

    La segunda tuvo lugar en el momento del pastel, el piano no era solo de decoración. Un niño (su hijo) de no más de 1,40 cm y aproximadamente 5 primaveras se levantó de la mesa y se dirigió hacia él. Empezó a interpretar la partitura pertinente, en esta ocasión el happy birthday, mientras todos los asistentes asombrados miraban a J.M. preguntándose quién era ese niño… De repente J.M. se levantó de la mesa, se dirigió rápidamente hacia él y lo abrazó mientras le caía una lágrima por la mejilla:  ¡Misión cumplida! No había transcurrido tan siquiera la mitad del fin de semana y yo ya sentía que había conseguido mi objetivo principal. Aplausos, sonrisas, lágrimas, brindis y amor inundaban la bodega de J.M.

    Al finalizar la cena, subimos a la terraza principal donde nos esperaba un reconocido DJ y una barra de cócteles naturales para seguir la fiesta entre viñedos.

    A las 3 am teníamos el último transfer para regresar al hotel. Queríamos asegurarnos de que la fiesta terminaba en su momento álgido. Así, al día siguiente, los asistentes tendrían un gran recuerdo, y sus cuerpos, por aquello del merecido descanso, nos lo agradecerían.

     

     DÍA 3 – THE LAST DAY

    El domingo, les recogíamos a las 13h en el hotel para la despedida. En la bodega de J.M. les esperaba una enorme paella “mar y montaña”. Ellos podían participar en el proceso añadiendo los ingredientes, mezclando, preparando el vermut típico catalán con chips y conservas… todo ello con una animación muy especial.

    Una sorpresa más, esta vez una torre humana de más de 4 pisos de “castellers” con “l’enxaneta” alzando la mano al llegar arriba (no era el niño del piano). Como no podía ser de otra forma, la música y los tradicionales gigantes no faltaron. Todos los asistentes de todas las culturas, países, religiones y edades bailando al son de la tradición popular catalana, con castellers de fondo y gigantes moviéndose en círculos virando sin parar.

     

    Os preguntaréis: ¿Por qué estaba convencido de que tendría éxito el proyecto?

    Tal y como mencioné anteriormente, para este proyecto no hice un test post evento de evaluación, aun así, aprendí que nuestra cultura, gastronomía e historia no deja nunca de sorprender porque ¡tiene un nivel excelente! Venga quien venga, os recomiendo sacar la “artillería” local y enseñar al mundo nuestro “savoir faire”.

    Una vez más, el apasionante mundo de los eventos me regaló una experiencia que únicamente puedes sentir si la vives. Una experiencia única, en vivo y en directo.

     

    Y, para terminar, el último regalo

    Jamás tuve la oportunidad de saber lo que pensó J.M. ni de oír sus comentarios, eso sí, volví a casa (con mi sombrero) más orgulloso, agradecido y cansado que nunca.

    Cada día recibimos cientos de estímulos que nos ayudan a interpretar el mundo. Las palabras son un mecanismo para exteriorizar quienes somos, lo que sentimos; sin embargo, siempre hay un intérprete, un receptor a quien podría no llegar el mensaje tal y como se desea. Las palabras tienen gran poder: nos pueden herir profundamente o hacernos saltar de alegría. Por esta razón, no es tanta la importancia de lo que se dice, sino de la intención y los sentimientos que hay detrás de lo que se dice o piensa; hay un sinfín de emociones que conforman lo que somos y que solo mostramos con pequeños gestos, con expresiones, con silencios, con la sensibilidad que refleja una mirada o con la fuerza que encierra una pequeña lágrima precipitándose al vacío.

     

    Lluís Cintas

    CEO BoBô Barcelona. Es un profesional con más de 7 años de experiencia especializado en diseño de eventos corporativos y privados donde su motor es la pasión y su propósito crear contextos que unan a las personas.    
    Ir arriba